Home-Office szakszerűen

A home office fogalma legtöbbünk számára ismert, ugyanakkor komfortzónán kívüli érzés lehet azoknak, akik csak most kényszerülnek rá, hogy alkalmazzák szervezeti szinten. Az idei évben a vállalatok tetemes része kénytelen alkalmazni az otthoni munkavégzést. Cikkünk segít eligazodni a szakszerű alkalmazáshoz, azért ha kicsivel rosszabbra fordul a helyzet, már felkészülten és professzionálisan kezeljük. 

Jómagam 2014 óta alkalmazom az “otthonmunka” (home office) lehetőségét vagy pontosítva a remote working intézményét. Ez annyit jelent, hogy bizonyos munkavégzéseknél teljesen mindegy, hogy ki hol lakik, ha a szervezet infrastrukturálisan és kulturálisan támogatja a működést. Adoptáltam merev szervezetekbe, építettem csapatot, vagy akár vállalkozást is remote workingre és azt tapasztaltam, hogy a legnagyobb gát a vezetők fejében van: Bizalmatlanság, téveszmék, kommunikációs problémák, szervezetlenség

Amikor a munkahelyen eltöltött órák alapján ítéljük meg az emberi teljesítményt, akkor abba a tévhitbe ringatjuk magunkat, hogy az irodában eltöltött idő egyenesen arányos a teljesítménnyel. A megalapozás sok szempontból helytálló. Nemrég írtunk egy cikket az információ hiányból adódó téves ítéletalkotásról, miszerint egy termék a magasabb ára jobb minőséggel is párosul. 

Információhiányos állapotban, – vagyis amikor nem tudjuk eldönteni a minőségi különbséget- , agyunk a korábbi tapasztalatok alapján hoz ítéletet. Olyannyira erősek ezek az ítéletek, hogy sokszor saját önigazolásunk miatt valóban jobbnak látjuk a terméket. 

Ezen megállapítások empirikus tudásunkra épül, így két terméket az általunk kapott információk alapján extra tulajdonságokkal ruházzuk fel. 

Ha két tortaszelet közül a agyunk képes becsapni minket úgy, hogy finomabbnak érezzük a drágább torta ízét, és kevésbé finomnak az olcsót. 

Térjünk vissza kicsit a munka világába. Hajlamosak vagyunk azokat a dolgozókat magasabb teljesítménnyel értékelni, akik vért izzadva güriznek naphosszat a klaviatúra felett, míg naplopónak azokat, akik 10-re esnek be és négykor már a buszon utaznak hazafelé. A jelenlét önmagában nem jelent teljesítményt a munkahelyeken, ugyanakkor általános megítélésünk és tapasztalatunk szerint aki a munkahelyén van, az több mint valószínűleg dolgozik, míg akinek a széke üres, az vélhetően nem. 

Ezen általános dilemma szerint azok a cégek, akik nem alkalmaztak soha távmunkát, nem feltétlenül képesek kellő intelligenciával reagálni a távmunkára, hiszen fizikai jelenlét nélkül kontrollálatlan állapotnak érezhetik a homeoffice intézményét. 

Semmi szégyellnivaló nincs abban, ha félünk a távmunkától, hisz ellenkezik az alapvető tapasztalatainkkal. Nézzük, mi segít a távmunkaprogram hatékony adaptálásában.

Egy alkalmazottunk értéke nem a személyében, hanem az általa teremtett értékben nyilvánul meg, amiért cserébe fizetést kap. Kölcsönösen előnyös állapot. Első és legfontosabb, hogy elfogadjuk azt, hogy bizonyos munkák elvégzéséhez nem szükséges a személyes jelenlét. Pusztán fel kell tennünk a kérdést: Mi gátol minket, hogy a feladatainkat ne itt tegyük meg?  

Valójában jóval több állást lehet távmunkában betölteni, mint azt elsőre gondolni véljük. 

Azt tapasztaltam, hogy a távmunka során nemhogy visszaesett a produktivitás, de csökkent a kommunikációra fordított idő és nőtt a hatékonyság, termelékenység is. De vajon mi ennek az oka?

A munkahelyünkön akarva akaratlanul közösségi életet élünk. Ezért szeretjük és ezért utáljuk is, de emberek vagyunk, közösségi lények. A csorda ösztönünk évmilliókra visszavezethető. Biztonságosabban, jobban érezzük magunkat, ha nem vagyunk egyedül. Közös tereken, kávézás közben, vagy csak a mellettünk ülő kollégával való informális kommunikáció mind a szociális boldogságunk számlájára írható. Az effektív munka egy átlagos irodai környezetben számításaim szerint nettó 5 óra.  

 Az ilyen apró tevékenységek, kizökkentések olykor csak pár percesek, de nap végére összeadódva akár egy-másfél órát is kitesznek egy átlagos nyolc órás munkanapból. 

Ráadásul a kizökkentés során agyunk szinte másodpercek alatt képes váltani egy gondolat fonalat és máris kielégítjük a kérdező fél információs igényét. 

Az igazi probléma az újra fókuszálással van, ugyanis az ilyen kizökkentésekből visszarázódni sokkal tovább tart, mint azt gondoljuk. Jellemzően 5 perc szükséges ahhoz, hogy ismét fókuszált munkát tudjon végezni, miután valakit kizökkentettek. Képzeljük el, hogy épp egy szerződést olvasunk át vagy egy cikket írunk és valaki betoppan hozzánk, hogy most azonnal ajánlatot kell adnunk az ügyfélnek. (határidős, stb). Újra felvenni a fonalat időt igényel. 

A home office során a munkahelyi kizökkentések száma radikálisan lecsökkennek, ezáltal lényegesen több időt töltünk fókuszált állapotban. Az otthoni munkára is vannak íratlan szabályok, ezt is átvesszük, de mindenek előtt nézzük meg a szükséges eszközrendszert.

Ahhoz, hogy megmaradjon a közös munka hatékonysága, elengedhetetlen bizonyos technológiai és kulturális fejlettség. A kultúra része a kommunikáció folyamatos hatékonyságnövelése, aminek egyik elengedhetetlen feltétele a belső informális kommunikációs csatornák kiépítése. 

Sok vállalat még mind a mai napig e-mailben kommunikál házon belül is. Sajnos a „cc” és a „válasz mindenkinek” funkciókkal sok esetben olyan leveleket is kapunk, amik egyáltalán nem relevánsak számunkra és elvonják a teret és a figyelmet az u.n formális kommunikációktól. (külső ügyfelek, hivatalos ügyintézések, stb)

Erre a problémára reagált a Slack is anno, aki a munkahelyi kommunikációt milliónyi vállalatnál képes volt átalakítani és növelni az általános hatékonyságot. Véleményem szerint a home office és a remote working világméretű elterjedése bizonyos mértékben a Slack-nek is köszönhető. 

A körlevelezés adta fájdalompontot meglovagolva olyan piacra fúrta be magát a cég, amiről elsőre mindenki azt hitte, ódivatú, hülyeség. A Slack Aha moment-je, vagyis amikor megértették, hogy milyen módon teszi jobbá az életüket, nagyjából akkor történt meg, amikor a felhasználók átlépték a 2000 üzenetváltást egymás között. Innentől drasztikusan csökkent a lemorzsolódás, mivel megértették, hogy tényleg könnyebb vele az élet.  

Ma már a Facebook és a Microsoft is rendelkezik saját chat platformmal és töretlen sikernek örvendenek, ráadásul amelyik webáruház nem rendelkezik chat ablakkal, gyakorlatilag borítékolhatja a 2-8%-os elhalasztott bevételt.

A HomeOffice egyik elengedhetetlen eszköze tehát a munkahelyi chat. 

A chat sokszor nem elég egy általános eligazításra vagy helyzetjelentésre ezért minden esetben célszerű hetente legalább egy alkalommal tartani egy online call-t, hasonlóan a meetinghez. Számtalan eszköz van ma a piacon, de ha csak a Slack fizetős verzióját nézzük, rendkívül hatékony meetingeket lehet akár 8-10 fővel is és persze elég vicces, amikor 10 db egérkurzor mozog egyszerre a képernyőn 😀

A szervezett megbeszélések során fontos a pontos kezdés és a pontos befejezés, valamint a strukturált meeting. A meetingnek célja van, ami mindenki számára ismert kell, hogy legyen és célszerű ismertetni mindenkivel, hogy a megtartandó meeting mikor tekinthető sikeresnek. A face to face kommunikáció hiánya sokszor problémát okoz a kezdeti átállásnál, ilyenkor érdemes bekapcsolni a kamerákat, hogy megszokjuk platformot és meglegyenek az általános metakommunikációk is (grimasz, mosoly, stb.)

A stabil és strukturált működéshez elengedhetetlen egy olyan projekt- vagy task manager eszköz amiben a folyamatok átláthatók, a feladatok kezelése pedig nem okoz különösebb terhet. Ha a feladatainkat kellő alapossággal dokumentáljuk, ütemezzük, akkor jóval nyugodtabb és stresszmentesebb környezetet tudunk biztosítani kollégáinknak. Nincs annál megterhelőbb, mint amikor valaki nem tudja, hogy melyik feladathoz nyúljon. Az ember abban jó, hogy eljusson A-ból B-be és nem arra, hogy mindent fejben tartson. A GTD módszer rendkívül sokat tud segíteni a hatékonyságon, de szervezeti szinten is érdemes elfogadni, hogy minél kevesebb függő dolog van a fejekben, annál nagyobb a hatékonyság a problémamegoldásra és a haladásra. 

A cetlizés sokan hasznosnak ítélik, de az minden csak nem csapatjáték. HomeOffice során felhőből elérhető feladatlista adja a transzparenciát, A 46 db cetliről készült fotó sajnos nem. 

Fontos, hogy azok, akik most kezdik az átszokást, ne egy ultra bonyolult task manager programmal kezdjék, hanem egy egyszerű és könnyen kezelhető platformmal 

pl.: Trello, Asana, Clickup, Wrike, Todoist, Monday, stb. 

Ha 10 mp alatt nem lehet felvinni egy egyszerű feladatot mobilról, akkor keressünk mást kezedben. 

Már csak a bizalom kell!

Azoknak akik munkavállalóként most kezdik a Home Office-t. Fontos fejben is tisztáznunk, hogy a transzparencia és az eszközök segítenek minket abban, hogy bárhonnan el tudjuk végezni a munkánkat. Amikor a szervezet megelőlegezi a bizalmat, akkor ezzel élni kell és nem visszaélni. Ha ugyanis mi visszaélünk, akkor az kihatással lesz a teljes szervezeti kultúrára és a homeoffice megítélésére is. Ha nem megy, inkább kommunikáljuk az okát és a megoldást!

Javasolom, kezeljük úgy mintha valóban munkába mennénk, csak spóroltunk az utazással. Célszerű kialakítani egy kis teret, sarkot otthon, hogy tudjuk az ott a munkahelyünk részét képezi. Ne feledjük el, a saját háztartásunkat nem vezetjük akkor, amikor az irodában dolgozunk,  most se tegyük! 

Attól, hogy fizikailag otthon vagyunk, fejben átkapcsolunk munka üzemmódba. Ebbe pedig nem fér bele egy apró porszívózás sem.

A becslések és a határidők azért vannak, hogy betartsuk őket. Könnyű ezt mondani, és becsülni még könnyebb. Legalábbis úgy gondolja mindenki, hogy bármikor meg tudja becsülni egy feladatot. Most becsüljük fel úgy, hogy 90%-pontossággal és felelősséggel hozzunk meg egy tól-ig értéket. A kezdő érték legyen legyen 0 és végtelen között, majd szűkítsük addig, amíg biztosnak érezzük. Amint elakadtunk, keressünk egy relatív hasonló  és korábban már elvégzett feladatot és annak a mentén igazítsuk! Ha nem tudunk tovább szűkíteni, akkor van egy becslésünk (pl.: 3-14 órás) Kezdjük el elvégezni és mérjük az idejét magunknak. 

Ezzel az egyszerű technikával be tudjuk kalibrálni saját becslési mechanizmusokat és egyre pontosabb becsléseket fogunk adni. 

Ha egy feladatnál rögtön tudjuk a becsült időt, akkor könnyen meg tudjuk tervezni a napunkat, hetünket is

Ne feledjük, nem kell a világot megváltani egy nap alatt!

Tapasztalatom szerint két típusra lehet bontani az “otthon munkásokat”. Akik képtelenek rávenni magukat a munkára, és akik annyira belefeledkeznek, hogy még enni is elfelejtenek. Nos, azok akik kihasználják a rendszert és munka helyett inkább tévét bambulják, rossz hírem van. Egy jól felépített rendszer a naplopókat egyből kidobja (legyen az bárhol)

Célszerű alkalmazni a Pomodoro elvet, ami 25 percenként 5 perc szünetet ír elő. 25 perc fókuszált tevékenység, 5 perc pihi. 

Rendeljünk ételt, biztosítsuk az ebédet úgy, ahogy a munkahelyünkön tennénk és fogjuk fel úgy, hogy minden ugyanolyan, csak nem kell utaznunk. 

Vannak ugyan, akik megtehetnék, de tényleg képtelenek otthon dolgozni. (Ők vannak jóval kevesebben). Fel kell ismerni az okokat, a miérteket. Egy reggeli eligazítást (call) sokat tud segíteni a motiváción. A

Google egykori HR igazgatója szerint: A vezetőknek (és mindenkinek) hinnie kell abban, hogy az emberek alapvetően jók, ezért meg lehet nekik adni a kért szabadságot, a legnagyobb részük ezzel nem fog visszaélni. 

Sárközi András-t 2015 óta foglalkoztatja a remote-working. Vezetett be több Magyar és nemzetközi szervezetnél project management módszertanok, javított a belső kommunikáció és épített fel fejlesztő csapatotkat is. Híve a teljes kiszervezett és automatizált rendszereknek.  Jelenleg a GrowthHackers szervezet hivatalos magyarországi képviselete, akik világszinten segítenek olyan nagyvállalatok növekedésében mint pl. az IBM.  Teljesen távmunkában dolgoznak a világ számos pontján. A Growth Hackers terméke a NorthStar egy olyan platform, ami segíti a Marketing szakembereket és a döntéshozókat a hatékony munkavégzésre a világ bármely pontjáról.