Így tarts hatékony Growth Meetinget

Gondolkodtál már azon, hogy mennyibe kerülnek a felesleges meetingek? És azon, hogy a szükségesek miért nincsenek optimalizálva? Nem árulok el túl nagy titkot, ha azt mondom, hogy akár már egy öttagú csapat esetében is egy egyórás meeting az összes foglalkoztatói költséget tekintve százezrekbe kerülhet. Senki sem szeret ennyi pénzt elégetni, gyanítom. Egy hetente ismétlődő meeting a growth csapat számára viszont nemcsak jó, de szükséges is. Ebben az írásban az ideális growth meeting körülményeit taglaljuk. Ennek a cikknek a könnyebb megértéséhez javasoljuk két korábbi írásunkat. Az egyikben a szükséges kompetenciákról és a growth csapatok szervezeti integritásáról írunk, a másikban pedig a priorizálási keretrendszerekről.

Technikai környezet

Elég gyakori, hogy egy meeting alapvetően nem lenne értelmetlen, de senki sem jegyzetel, vagy csak borzasztó hiányosak ezek a jegyzetek, elveszik egy tucat értékes információ, nincsen strukturáltan vezetve, nem jut el utána minden érintett kollégához összeszedetten. Lássuk be, ez nem hatékony.

2019-ben már nem csak a SaaS cégek esetében, hanem minden iparág minden vállalkozásában hasznos, mondhatni létszükségletnek számítanak az alábbiak:

• Kommunikációs csatorna: mi a Slack mellett tesszük le a voksunkat, de enterprise környezetben akár a Workplace by Facebook vagy más integrálható felületek is jó alternatívának számítanak. Számunkra például kifejezetten fontos, hogy az általunk használt rendszer rugalmas legyen, képesek legyünk dokumentumokat és naptárt kezelni, vagy akár botokkal automatizálni bizonyos dolgokat.
• Projektmenedzsment eszköz: Startup és általában KKV szinten a Trello a legnépszerűbb agilis projektmendzsment eszköz, mi mégis inkább a ClickUp nevű csodát javasolnánk erre a célra. Kiváló hozzáféréskezelés, több-féle nézet, folyamatkezelés, rengeteg integrációs és implementációs lehetőség, olyan szintű testreszabhatóság, amire mindenkinek szüksége lenne. Nagyvállalati szinten Atlassian termékeket, szoftverfejlesztői szegmensben például Jira-t szoktak használni, ebben is rengeteg tapasztalatunk van. 
• Workflow automatizálás: első ránézésre nem tűnik fontos kérdésnek, de elképzelhetetlenül sok manuálisan elvégzett feladatra szánt munkaórát lehet megspórolni azzal, ha ezeket a folyamatokat is automatizáljuk. Jó szívvel ajánljuk a Zapier szolgáltatását. Zapierből egyébként közvetlen slackre is lehet riportoltatni, így az egész csapat látja a folyamatok aktuális állását, ez szintén rengeteg időt spórolhat meg, ami fölösleges kommunikációra menne el.

Elvi környezet

Az eszközök már a kezünkben vannak, most jön a „hogyan” kérdése. Egy growth meeting akkor jó, ha a hatásfokot elemezzük és a tanulságra összpontosítunk. Minden kísérletnek, tesztnek és hipotézisnek van tanulsága. Aminek nincs, az alapból rosszul lett definiálva, és soha nem szabadott volna foglalkozni vele.

Mit szeretnénk? Azt, hogy a csapatunk azokra a kezdeményezésekre és ötletekre összpontosítson, amik a legnagyobb várható hatásfokot képesek elérni. A magas hatásfokkal rendelkező kezdeményezések pedig a termékből, a csatornákból, a vásárlókból levont tanulságokból, és az ezeket vitató vagy támogató tesztek eredményeiből fakadnak.

A meeting célja, hogy olyan tanulságokat vonjon ki, szűrjön le és tegyen alkalmazhatóvá, ami az egész csapat számára felhasználható információt tartalmaz.

Kivitelezés

Nézzünk először egy példát. Ebben a példában egy minden hétfőn ismétlődő growth meeting előkészületeit és lefolyását fogjuk vázolni röviden:

• Péntek -> kimennek az automatizált emlékeztetők egy dokumentum linkkel, hogy mindenki tegye bele a saját részét és ötleteit a hétfői meeting dokumentumába
• Péntektől hétfőig -> minden kísérlet felelőse beteszi az eredményeket előre a meeting dokumentumba
• Hétfő reggel -> A csapattagok a meeting előtt átnézik a kísérleteket tartalmazó pipeline-t (projektmenedzsment eszközben a kísérletek időbeliségét is ábrázoló adatokat, a hozzájuk kapcsolódó információkat), és a múlt heti metrikákat
• Hétfő reggel -> A meetinget vezető személy átfutja a kitöltött dokumentumot a meeting előtt, szerkeszti azt, amennyire muszáj
• Meeting első 30 perce -> Áttekintés és az előző heti tanulságok levonása
• Meeting középső 10 perce -> Metrikák és hipotézisek felülvizsgálata
• Meeting utolsó 5-10 perce -> Új hipotézisek / kísérletek meghatározása és priorizálása az aktuális hétre a konzekvenciák levonása után

Az utolsó pont nem mindenhol alkalmazható ebben a formában. Fontos, hogy nagyobb csapat (6+ fő) esetén ne vegyen részt mindenki a priorizálásban, így ezt a growth meetingen kívül egy külön megbeszélés keretein belül érdemes tisztáznia a kompetens embereknek.

1. Tevékenységek helyett tanulságokra koncentrálj
2. Áss mélyebbre a tanulságokban, keress korrelációt, szűrd ki a véletlen faktorokat, stb.
3. Ne priorizálj nagy csoporttal

Meeting előfeltételek

Minden jó meeting alapos felkészüléssel kezdődik. Szabj meg olyan előfeltételeket, amiket minden résztvevőnek teljesítenie kell, mielőtt megérkezne a meetingre:

1. Látták a kísérleti pipeline-t, tisztában vannak vele, hogy a legutóbbi kísérletek hogyan, miként és milyen eredménnyel zajlottak.
2. Látták azt a dashboardot, amin a cég / termék kulcsmetrikái szerepelnek, így tisztában vannak a legfrissebb számokkal.
3. Hozzájárultak a saját maguk által végzett kísérletek eredményeinek közös meeting dokumentumba történő feljegyzésével.

Közös heti meeting dokumentum

Legyünk őszinték, az nem működne, ha sztenderdizálás nélkül formázatlan tartalmak tömkelegét dobálnák be a kollégák egy dokumentumba. Több időt venne el az utólagos formázás vagy formázás hiányában a dokumentum megértése, mintha előre gondoskodnánk ezekről a lépésekről. Ehhez templatet most sajnos nem tudunk biztosítani, de az interneten fellelhető minták alapján ezt bárki el tudja készíteni előre.

A meeting lezajlása

A megbeszélésen a tanulságokat vonjuk le az eredmények alapján. Minden kísérlet felelőse a lehető legtömörebb módon prezentálja a kísérlet eredményeit úgy, hogy az minden csapattag számára érthető legyen. A csapat többi tagjától elvárjuk, hogy kérdéseket tegyenek fel, és „challengeljék”, tehát firtassák, az ésszerűség keretein belül kérdőre vonják az eredményeket, tanulságokat az alábbi 3 kategóriában:

• Valid-e az eredmény és a tanulság? A validátás megkérdőjelezése segíthet elkerülni a rosszul levont konzekvenciákat. Vannak dolgok, amikre elsőre nem gondolunk, a csapat segíthet abban együtt gondolkozva, hogy ezekre is rávilágítson.
• Mi mást mond még el nekünk az eredmény? Sokszor a csapattagok egészen más nézőpontból látnak különböző származtatott adatokat, eredményeket, így akár olyan új kérdéseket is tehetnek fel, amik előrébb vihetik a növekedést egészen új irányokban is. Ha feltesszük ezt a kérdést, biztosak lehetünk benne, hogy elkezdenek kattogni a fogaskerekek, és mindenki elkezd kicsit mélyebbre ásni, nagyobb vagy jobb tanulságot keresve.
• Hogyan használhatjuk fel az így felszínre törő információt? Csapatként próbáljunk arra is összpontosítani, hogy a levont konzekvenciáknak milyen egyéb területeken lehet jelentősége, hol tudjuk még azt felhasználni. Ez nagyban befolyásolhatja egy-egy kísérlet utólagosan kifejtett hatásfokát is. Például néhány landing page tesztből levonjuk a tanulságot, hogy egy bizonyos stílus, tone of voice vagy téma nagyobb konverziót ért el. Ez valószínűleg azt jelenti, hogy ugyanezeket érdemes alkalmazni és tesztelni más helyeken is, így például a meghívó oldalon, az onboarding folyamatban, a retention emailekben, a felélesztő kampányokban, és így tovább.

Ennek a három pontnak az a célja, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki a kísérleteinkből, az erőforrásainkból. A megszerzett tudást, a levont konzekvenciákat a leghatékonyabban hasznosítsuk annyi helyen, ahol csak lehet.

Buktatók

Nézzünk meg pár olyan pontot, amik visszavethetik az egész folyamatot:

• A priorizálás vitatása. Ne hagyjuk, hogy a priorizálásról folytatott viták a megbeszélés hatékonyságának rovására menjenek. A valóságban a hatékony priorizálás sosem nagy csapaton belül zajlik, így te is törekedj arra, hogy csak a csapatod legkompetensebb emberei (a kísérletek felelősei, lehetőleg érintett szakterületenként legalább 1 ember) vegyenek részt benne. A priorizálásnak közvetlenül a growth meeting után kell megtörténnie, lehetőség szerint a korábban említett keretrendszerek egyikével. Mi az ICE pontozást ajánljuk hozzá.
• Elmarasztalás hibázás esetén. Valljuk be, elég gyakori, hogy valaki rossz/hiányos elemzéssel vagy tanulsággal áll elő. Ezeknek a nyilvánossága kritikus fontosságú a growth meeting szempontjából, ugyanakkor hajlamos rossz érzést kelteni az érintettekben. Fontos, hogy mindenki tudjon a hibákról, a rossz következtetésekről, a rossz döntésekről – hiszen ez visz előrébb mindent -, másrészt viszont az is fontos, hogy a csapattagok érzelmei ezzel összhangban, egyensúlyban legyenek kezelve. Nem szabad azt érezniük, hogy többet nem hibázhatnak, vagy mások lenézik a szakmai kompetenciáikat. Ha erre nem figyelünk oda, elképzelhető, hogy legközelebb ezek az emberek hezitálni fognak, félni fognak a sikertelenségtől, ami végül az egész csapat és a meeting létjogosultságát is megkérdőjelezi.
• Sztorizgatás. Mivel az ideális growth meeting átlagosan 45 perc, maximum 1 óra hosszúságú, ezért nehezen fér bele, hogy valaki elragadtassa magát, és elkezdjen önfeledten sztorizgatni a saját eredményeiről. Figyeljünk oda, hogy mindenkinek jusson kellő idő, és senki ne kezdjen bele olyan mély szakmai témákba, amiket adott esetben a többi csapattag megfelelő kompetencia hiányában nem is ért meg.

A Growth olyan mint a torpedó. A sikertelen kísérletek vezetnek a totális győzelemhez.

Egyéb tippek

Összeszedtünk pár kiegészítő ötletet, amivel hatékonyabbak lehetünk:

• Legyen egy állandó kijelölt meeting vezető. Muszáj lennie valakinek, aki kontrollálja és moderálja a megbeszélést. A meeting vezetőjének kötelessége biztosítani és ellenőrizni, hogy az esemény előfeltételeinek minden csapattag időben eleget tegyen. Fontos, hogy mivel a meeting előtt összeáll az eredményeket összefoglaló dokumentum, ezért ez a személy már előre tud kérdéseket fogalmazni, szerkeszteni, egyszerűsíteni, miegymás.
• Legyenek állandó és szigorúan betartott szabályok. A rutin dolgok általában rossz szokásokat építenek maguk köré. Ez a meeting viszont arról szól, hogy jó szokásokat alakítsunk ki a hatásfok és a tanulás köré. Ezért érdemes egy állandó időpontot megszabni erre a megbeszélésre, amin SOHA nem változtatunk. Nincs késés, nincs fontosabb dolog. Ez van.
• A rossz mentalitást ki kell gyomlálni. Ha valaki elvonja a figyelmet vagy nem a megfelelő módon szól hozzá bizonyos kérdésekhez, azonnal személyes visszajelzést kell adni számára. Minél többször fordul elő ilyen kilengés, annál általánosabb lesz a csapat többi tagjánál is, a végén pedig már szinte lehetetlen lesz kigyomlálni.
• Meg kell ünnepelni a jó tanulságokat. Fontos, hogy a csapat körében is legyen egy bizonyos szintű elégedettség és elkötelezettség a munkájuk, a termék, a többi csapattag és a vezetők irányában is. Ennek érdekében egy-egy tanulság felszínre kerülését vagy egy mérföldkő elérését mindenképpen célszerű megünnepelni. Na nem pezsgővel, de egy kis elismeréssel és pár kedves szóval mindenképpen.

Ahogy növekszik a csapat, optimális esetben előbb vagy utóbb eljön az a pont, amikor már több growth csapat is létrejön egy cégen belül. Mindegyik a saját hatókörén belül üzemel, ennek köszönhetően viszont ezeknek a csapatoknak a nagyon specifikus mély-szakmai tanulságai és kísérleti eredményei nem feltétlenül relevánsak a többi csapat számára. Ilyenkor jön el az a pont, hogy rétegeljük a growth meetingeket, és az egyéni csapatok szintjén, illetve csapatvezetők szintjén külön megbeszélésben tárgyaljuk ki az eredményeket.

Forrás: Brian Balfour – Growth Meeting